В качестве основных конструктивных понятий, которые используются в формальной схематике регламентов и служат основой для автоматизации оказания муниципальной услуги, а также автоматизации контроля  ее исполнения, выделяются следующие.

Административный регламент – нормативный правовой акт, устанавливающий сроки и последовательность административных действий и / или принятия решений исполнительного органа государственной власти, определяющий порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также его взаимодействия с заявителями, иными органами государственной власти и местного самоуправления при предоставлении государственной услуги исполнительным органом государственной власти.

Бенчмаркинг (benchmarking) – систематический метод определения, понимания и творческого развития услуг, проектов, процессов и процедур (установившихся принципов) более высокого качества для улучшения текущей деятельности организации посредством изучения того, как разные организации выполняют одинаковые или похожие функции, операции.

Входные документы – документы, представляемые для адресного оказания услуги.

 Журнал учета документов – журнал для учета документов, принятых от заявителя.

Журнал учета выданных документов – журнал для учета документов, выданных заявителю в результате оказания услуги.

Заявка – начальный документ, инициирующий оказание услуги.

Заявитель – лицо, в интересах которого инициируется и исполняется  заявка на оказание услуги.

Муниципальная услуга – деятельность органа местного самоуправления  (учреждения) в соответствии со своей компетенцией по исполнению запроса физического и / или юридического лица о признании, установлении, изменении или прекращении его прав и обязанностей, установлении юридических фактов, получении материальных и финансовых средств в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, а также о предоставлении документированной информации.

Обжалование – действия заявителя по обжалованию действий должностного лица.

Оператор – лицо, исполняющее хотя бы одну из работ по оказанию услуги.

Отказ – действие, завершающее оказание услуги с отрицательным результатом.

Очередь заявок – множество заявок, находящихся на обслуживании или ожидании обслуживания различными операторами.

Показатель – числовая или качественная характеристика качества оказанной услуги.

Представитель заявителя – лицо, которому заявитель доверил от своего имени работу с документами, используемыми для оказания услуги.

Принимающий решение – лицо, принимающее решение.

Приостановление обслуживания – временное прекращение работ по оказанию услуги для внесения изменений во входные документы, при которых необходимо совершение действий заявителем.

Принятие решения – действие, завершающее оказание услуги с положительным результатом.

Работа (операция) – этап оказания услуги, входящий в последовательность всех работ по ее оказанию и имеющий четко очерченные сроки исполнения, а также конкретного исполнителя и/или ответственное лицо.

Регистрация заявки – работа по первичному приему заявки и входных документов.

Реестр муниципальных услуг – официально утвержденный перечень муниципальных услуг, включенных в систему обслуживания органом местного самоуправления и полностью обеспеченных  нормативной базой, включая регламент муниципальной услуги.

Стандарт муниципальной услуги – утвержденный в порядке, установленном законодательством, документ, в котором для многократного использования содержатся общие сведения о муниципальной услуге, показатели результата услуги, правила осуществления и характеристики административных процедур и иных процессов оказания услуги, обязательная для органа оказывающего услугу система показателей (характеристик), разработанная в интересах получателя услуги.

Электронный регламент административной и служебной деятельности (ЭАР) - регламент административной и служебной деятельности, реализованный с применением информационно-коммуникационных технологий.

Электронный административный регламент оказания муниципальной услуги (ЭРМ) – реализованный в рамках информационно-коммуникационной технологии регламент оказания муниципальной услуги, в котором услуга заявляется, проходит этапы обработки, контролируется заявителем (его представителем) и завершается выдачей необходимых  документов с помощью доступа к информационным ресурсам на стороне исполнителей услуги по компьютерной сети.